企业集团办公解决方案

一 背景分析

　　 大型企业集团具有以下特点：

　　■　集团内办公层次较多，总公司有多个下属分公司或子公司，有的下属分（子）公司也有下属企业，甚至这些下属企业还有可能有更下一级机构。集团公司和下属单位跨地域分布，有的还可能是跨时区、跨国分布。
　
　　■　企业规模庞大，业务范围广，下属单位的业务类型多种多样，例如生产型、销售型、研究型、服务型等，各下属单位的协同办公系统功能既有联系又相对独立。

　　■　人员众多，人员情况各异，计算机和网络应用水平参差不齐。

　　■　一般来说，在集团企业中已经有一支拥有多年业务信息系统建设和维护的经验，比较成型的信息系统维护队伍，具备一定的系统管理维护能力。

　　■　企业中运行着多种不同类型的业务信息系统，这些信息系统中保存着大量数据，系统中的信息对于企业业务运行和领导决策都有着重要的价值。

　　由此要求，集团型企业的协同办公系统建设是一个需要综合协调、涉及多方面工作的服务与管理行为。只有同步做好各方面工作，并将各方面的需求在系统开发中完整地体现出来，协同办公系统的优势才能充分地发挥出来，有价值的信息才能得到充分的共享。
　　
　　慧点科技基于对协同办公的深入研究和对集团型企业协同办公需求的理解，设计的集团型企业协同办公方案将很好的解决企业的数据管理和应用管理，为企业建立统一的信息访问和管理平台，加强各部门之间的协同工作，有效利用企业内外信息资源，提高管理效率，为企业的经营决策提供便利的信息服务。同时，系统具有卓越的扩展性，能适应企业的发展进行随需应变的扩展。

二 集团型企业协同办公系统体系结构

　　慧点科技集团型企业协同办公系统将以电子协同为核心，围绕实现企业应用集成、工作流、实时协同和网络学习等各个方面多层次多方式的实现。从功能上分为四大部分：
信息整合平台目的是为了将企业中分布于各个异构系统（包括办公、财务、人事、生产）中的数据进行提取、聚合、整合的目的而设计的。是为企业信息的统一展示、统一检索、统一格式交换的重要基础平台。

　　协同工作平台是企业工作人员进行日常办公的平台和工具，可实现无纸化的协同工作，提供对工作流的设定与控制功能，实现安全有效的公文流转和工作流程。建立方便、稳定、安全的协作工作平台，实现可定制的工作流和多种形式的内容发布系统；为企业内部各部门提供对办公过程的管理和监控工具。

　　知识管理和企业培训平台的实现首先可以提高企业员工工作的效率；同时可以通过该平台可以达到企业对外部事件相应的能力，使得企业的知识在员工之间，进行共享，进行传递；很好知识共享传递的手段，能够提高企业技能、素质，最终要达到能提高企业创新力，增强企业核心竞争力。

　　信息门户的建设是要将各应用系统的操作界面通过门户平台进行统一设计，统一实现。使操作界面清晰，美观，干净，直观，前后操作连贯。信息门户的建设将以数据获取和数据整合为核心，通过对各类现有应用系统中信息和数据资源的全面、有机整合来为综合业务网的工作协同服务。

总体结构图如下图所示：

　　集团型企业的组织特征和地域分布特征对系统的扩展性有很高的要求，为此，慧点科技集团型企业系统办公解决方案中特别对随需应变的系统扩展性进行了实现，包括：

　　■组织机构管理的扩展性
　　集团型企业组织结构相对复杂，人员较多。随着企业发展，组织机构的改革和人员的调整相对也比较频繁，慧点科技的集团型企业协同办公系统中设计了灵活的组织机构和人员管理模块，可以通过授权将各二级单位、三级单位的组织结构和人员信息、应用权限等的管理工作下放给相关单位的管理人员，确保相关信息的及时有效和业务的扩展。
例如，企业中的某个业务部门的办公业务作为部门应用可以是整个系统的一部分，部门的人员管理和应用管理由该部门的相关人员负责，当该部门的业务、人员发展到一定程度，需要独立为一个分公司时，系统可以很方便的实现将原有的部门业务应用无缝的从原系统中切分出来进行管理和部署的工作。

　　 ■ 业务应用的扩展性
　　系统功能使用了“框架＋构件”的模式，例如工作流、权限管理等基础配置功能作为系统框架，当新增业务应用或业务应用功能变化时，可以利用框架提供的大量基础功能而无需大量的开发，能快速高效的实现业务应用的扩展。

　　■可切分的服务器部署方式
　　为满足集团型企业的地域分布特征，系统服务器部署支持集中部署方式和分布部署方式，而且为了适应企业发展，服务器的部署也可以进行切分，例如当企业某地分支机构规模较小时，可以将其应用系统作为一个逻辑服务器集中部署在总部服务器上，而当该处分支机构规模发展到较大规模时，可以将应用系统平滑的迁移到本地新建的服务器上，整个过程对用户来说是平滑透明的。

图6 灵活的服务器部署方式

三 集团型企业协同办公系统的功能实现

3.1 信息整合平台
　　信息整合平台实现了将企业中分布于各个异构系统（包括办公、财务、人事、生产）中的信息进行提取、聚合、整合。是企业信息的统一展示、统一检索、统一格式交换的重要基础平台。在系统中将通过慧点科技的DCI.DataExchanger数据交换中心来实现信息整合平台。

　　慧点科技的数据交换中心DCI.DataExchanger是一个企业服务集成中间件平台，能够用统一的方式，实现各种业务系统间不同结构和格式的数据的相互转换，并由协调引擎（工作流引擎）根据服务流程的定义统一协调各个部门业务系统间的数据传输和消息通信。结构如下图所示：

图 2数据交换平台总体框架示意图

　　整个结构是一个星型结构，处于中心位置的是数据交换中心，通过标准化的WebService接口为每个数据交换节点提供服务。每个数据交换节点只需要与数据交换中心通过WebService进行交互，并通过XML进行数据转换，而不需要相互直接连接访问就可以获取到所需要的数据。整个数据共享和交换的底层实现和存储机制是对各应用节点透明的。该结构耦合性低，并且很容易扩展为层次的雪花型结构，构建为多级的数据交换中心结构，以支持更大范围的广域方案。

　　 3.2 协同工作平台的建设
　　协同工作平台是企业工作人员进行日常办公的平台和工具，可以实现无纸化的协同工作，提供对工作流的设定与控制功能，实现安全有效的公文流转和工作流程。系统主要包括公文管理、日常工作事务处理、个人事务、系统管理等标准功能模块以及根据企业实际需求定制的功能模块。

　　建立方便、稳定、安全的协作工作平台，实现可定制的工作流和多种形式的内容发布系统。为企业内部各部门提供对办公过程的管理和监控工具。

　　通过电子传真、实时通讯、短消息处理与外部建立多渠道、多方式的实现信息获取、发布和展示，在WEB协作环境和工作流引擎的强大支撑下，完成企业的协同工作。

图 3 协同工作平台框架

协同工作平台将实现办公业务处理（公文处理、信息发布等办公业务的处理）和通讯基础平台（实时通讯、Fax、邮件、短消息）的功能。
办公业务系统具体功能如下所示：

3.3 知识管理和企业培训平台的建设
　　知识管理作为电子协同的一个重要组成，要实现的目标是使最恰当的知识在最恰当的时间传递给最合适的人以实现最佳的决策。其主要理念可以简单地表述为四个主要环节：知识获取；知识整理与分类；知识发布与协同；知识创新。这几个阶段之间的界限并不严格，基本上是一个知识获取->知识整理和分类->知识发布和协同->知识创新的循环。

　　知识获取包括从数据中挖掘出知识、从信息中提取知识、从知识库中查询出已有但第一次使用的知识。使用慧点科技的Internet信息管理软件Indi.Web和纸介质文件信息管理软件Indi.image提供相关的知识获取支持。

　　知识整理和分类是指把知识重新描述使得知识能够被访问和传递。我们将使用IBM Lotus Domino.Doc和档案管理系统来进行这方面的工作。

　　知识如果不传播和共享就一文不值。信息门户和协同办公平台解决的就是这个问题。
知识创新是保持企业生命力和竞争力的一个关键要素。它是指在已有知识的基础上，通过知识交流和共享，经过人脑加工而创造出新的知识以解决新问题。本方案提供的网络培训和学习系统主要就是解决知识创新的问题，将采用慧点科技Indi.TrainingManager和IBM Lotus LearningSpace来实现。

3.4 企业信息门户

　　企业信息门户的作用是提供一种对内容、协作和应用的安全、单一访问入口，提供能够将人们集合到一起的集成和协作技术，您可以对其进行个性化设计来满足不同用户的需要。

　　慧点科技的集团型企业协同办公系统信息门户采用慧点Portal产品，并结合J2EE实现门户网站业务处理功能，保证系统稳定，可靠运行，具有较强的可移植性。门户平台系统采用国内领先的加密方案，保证系统数据在任何情况下不被窃取，不被篡改。

四 集团型企业协同办公系统方案特点

　　慧点科技的集团型企业协同办公系统系统在功能上满足集团型企业办公需求的同时，还具有以下特点以适应集团型企业更深层次的需要：

4.1 随需应变的系统扩展性
　　
　　慧点科技的集团型企业协同办公系统使用了具有高度可扩展的底层设计框架，系统可以根据公司的发展和业务调整进行相应的组织机构管理、业务应用和部署方式扩展。

4.2 单点登录(SSO)

　　在慧点科技的集团型企业协同办公系统包含了三平台一门户，使用到了IBM Lotus Domino、LearningSpace等不同平台软件系统。特别是在系统中要建立集成企业众多业务应用的信息门户，为此，系统中提供了单点登录管理的功能，以便建立各系统之间的单点登录机制。

4.3 实时的通讯和协作

　　实时协作的能力对于一个组织的知识管理战略是极其重要的，通过即时访问专家，使用他们的智力资本可以提高工作效率和响应速度。让员工从任何地方都可以进行即时沟通，将减小信息反馈的迟延，大大加速决策的过程。

　　在慧点科技的集团型企业协同办公系统中，将通过Lotus Sametime提供实时的协同工作支持，另外，还将使用Domino Everyplace SMS对手机短信息的实时通讯功能。此外，我们还专为协同办公提供了一个实时提醒和交流工具Indi.Assistant。

4.4 个性化服务

　　采用Portlet技术构建的企业信息门户系统。通过建立总部、下属企业、和用户个人的多级自定义门户，及时、快捷的发布信息和发现知识。

　　基于Portal产品，我们可以利用其中的动态内容管理技术来实现个性化页面服务。动态内容管理技术实际上是将页面内容和其表现风格分离，内容的表现通过模板来实现，而内容则由具体部门和用户来负责提供和维护。通过建立总部、下属企业、和用户个人的多级自定义门户，可以及时、快捷的发布信息和发现知识。

　　每个人都可以建立自己的个性化页面，这一页面由系统提供数据库和模板，其内容完全由用户自己选择，用户可以将自己最关心的数据库内容安排到自己的页面中，并可以在大多数时候只通过自己的页面，就完成相关工作。

4.5 跨服务器和跨域应用

　　 对于大型企业、组织，在协同办公系统系统中，对于非实时的应用（例如各类公告信息），将利用Domino的复制机制，通过制定复制策略，在服务器间复制相关的信息，实现跨服务器和跨域的支持。

　　对于实时性要求高的应用（例如各种审批、工作流），将利用慧点科技的消息引擎方案来实现跨服务器或跨域的支持。

五 集团型企业协同办公系统的应用价值

　　随着知识经济时代的到来，组织的发展越来越对知识和学习产生依存性。集团型企业协同办公系统将为企业提供全面的信息技术支持，为组织学习提供工具和场所，并能通过高效的知识管理将组织的学习力转化为创新能力，为企业提供永续的核心竞争力。

　　 一．随时随地为组织成员提供持续培训
　　通过协同办公系统中提供的企业培训平台，将为组织建成一个大门始终敞开的学校，组织中的员工可以随时随地、按需学习。网络化的电子学习，可以大大降低培训的成本，使组织中的全员培训成为现实；网络随时随地学习的特点，使电子学习内容能在很短时间内传递给分布在各地的员工，有利于企业创建“学习氛围”，并保持内容的持续性和一致性；而电子学习的内容还能够及时更新，以适应瞬息万变的市场环境，这些优势都将为创建学习型企业打下了良好基础。

　　以著名的网络产品厂商CISCO公司为例，该公司80%的培训都在线完成，节约了40%-60%的直接培训成本，而这一系统对该公司业务电子化、网络化所起的深远促进作用，以及为其各项直接或间接成本是难以用具体数字估量的。

　　　二．提高组织学习力和行动力，积极应对环境的变革
　　现代企业竞争，首先表现为学习速度的竞争，如果一个企业内部学习与变革的速度，赶不上外部变革的速度，这个企业将会消亡。有人做过统计，名列10年前《财富》500强的企业，已有近40％销声匿迹；而30年前的《财富》500强企业中的60％已被收购或破产。1990年入围道琼斯指数的12家企业，只有美国通用电器（GE）一家笑到现在。国外大企业平均寿命为40年，而我国企业平均寿命才5年。究其根本，在于企业的学习力不够，企业变革速度赶不上外部变革的速度。

　　建设集团型企业协同办公系统，可以有效的增强组织的学习力，提高办公效率，消除影响沟通协作的各种无形的“界限”，让组织能够高效、灵活地运作，积极应对外部的变化。

　　三．由知识管理创造业务价值

　　企业存在的目的是要创造业务价值，而实施知识管理也是以实现价值为最终目标，知识价值不背离于业务价值是保证知识管理实施效果的前提条件。知识管理一方面能够对组织目标的实现产生积极影响，另一方面则有效促进企业改善自身的经营模式，它能成为企业在现有情形下获得价值增值和实现企业向未来经营模式跃迁的双重激励过程。

　 六 运行环境要求
　　
　 七 应用案例
　
　 莱钢集团Eip&OA 项目

公司首页

　　莱钢信息门户和办公自动化系统是莱芜钢铁集团在骨干网建好后的第一个项目。包括莱钢集团、莱钢股份和莱钢建设三个公司。莱钢EIP&OA已经建设成为融信息处理、业务流程和知识管理于一体的应用系统。它以电子协同为核心，以信息共享和办公处理为平台，提供丰富的学习功能与知识共享机制，使员工在办公自动化系统中的地位从被动向主动转变，并因此提高了企业运作效率。在整个项目的开展过程中，莱钢集团总公司对推行企业信息化工作非常重视，强调工作落到实处，要求公司员工必须经过该系统使用培训后才能上岗。这也充分体现了信息化发展给传统企业带来的巨大冲击和推进，以及部分思路领先的传统企业对新时期新工作模式的深刻领悟。目前系统中注册的用户将进2200人，涉及了莱钢集团公司、莱钢股份公司、莱钢建设公司三个公司，直属部门近120个，子部门近500个。